Zapytanie ofertowe nr 1/03/2026 z dnia 31 marca 2026 na organizację uroczystej gali dla lokalnych liderów w ramach projektu: “Akademia Wsparcia Rozwoju Malucha”
ZAMAWIAJĄCY:
Fundacja Zwalcz Nudę
Adres: ul. Ludwika Kickiego 1 lok. U4
04-373 Warszawa
Email: fundacja@zwalcznude.pl
NIP: 9522127106
REGON: 14691595300000
OPIS PROJEKTU
I Założenia
„Akademia Wsparcia” to projekt, który ma na celu upowszechnienie formalnej opieki dla dzieci w wieku 0-3 lata z podkreśleniem korzyści, jakie niesie dla rozwoju dziecka edukacja wczesnodziecięca. Stawiamy na zaangażowanie liderów lokalnych i lokalnych władz samorządowych w proces upowszechniania dobrych praktyk jakościowej opieki żłobkowej. W trakcie projektu działamy na wielu torach:
a) Zachęcamy do współpracy Lokalnych Liderów i Liderki, którzy będą nie tylko wspierać projekt w trakcie jego realizacji lokalnie, ale też są gwarantem kontynuacji rozpoczętych działań po zakończeniu projektu. Będziemy pozyskiwać Liderów/ki, szkolić i wspierać ich działania, tak, aby mogli/ły je kontynuować nawet po zakończeniu realizacji projektu, a więc wyposażymy ich w niezbędną wiedzę i umiejętności.
b) Działania w terenie – warsztaty i pikniki, które mają na celu popularyzację celów projektu i idei, która mu przyświeca, a także edukację mieszkańców w tym zakresie – na miejscu. Działania te będą skierowane zarówno do najbardziej zainteresowanych – rodziców dzieci 0-3 i przyszłych rodziców, jak do tych, którzy są odpowiedzialni za tworzenie infrastruktury – zachęcenie gmin do tworzenia punktów formalnej opieki dla dzieci 0-3 lata.
c) Prowadzenie kampanii informacyjnej – upowszechnienie wiedzy na temat „Akademii Wsparcia” jako krajowego systemu wspierania rozwoju opieki wczesnodziecięcej 2025-2026.
II Zasięg działań
Działania informacyjno – promocyjne obejmą wszystkie województwach, w których wskazanych zostanie 400 gmin – „białych plam”. Realizowane będą zarówno na poziomie wojewódzkim, jak i na poziomie lokalnym. Zakładamy przy tym, że w obu latach kampanii będziemy prowadzić działania na szerszą skalę we wszystkich 400 gminach z założeniem, że w każdym roku skutecznie dotrzemy z przekazem w 200 wybranych gminach. Zakładamy, że działania będą się umacniać w miarę prowadzenia projektu, stąd realnie wiemy, że choć będziemy je prowadzić wszędzie – skuteczność będzie rosła z czasem. „Białe plamy” to wybranych 400 gmin z 6 województw, w których nie istnieje jeszcze system jakościowej opieki żłobkowej. Są to gminy z następujących województw: podlaskie, lubelskie, warmińsko-mazurskie, podkarpackie, świętokrzyskie, mazowieckie.
III Grupy docelowe projektu
a) Główną grupą docelową, do której chcemy skutecznie dotrzeć z przekazem są przyszli rodzice i rodzice dzieci w wieku 0-3 lata z 400 gmin, które stanowią tzw. białe plamy w sześciu województwach: podlaskie, lubelskie, warmińsko-mazurskie, podkarpackie, świętokrzyskie, mazowieckie. Będą to osoby w wieku 18 – 35 lat (40 lat), których całkowitą liczbę w wybranych województwach szacujemy na ok. 800 tys. osób
b) Drugą istotną grupą docelową projektu są lokalne władze samorządowe – gminne i powiatowe w 400 wybranych gminach z obszaru wskazanych 6 województw.
c) Grupy wspierające działania promocyjne to:
Lokalni liderzy i liderki, a także eksperci i ekspertki w obszarze edukacji wczesnodziecięcej,
Lokalne media – wojewódzkie, powiatowe, gminne.
IV Zakres działań
Niniejsze działanie polega na zorganizowaniu gali projektu dla 250 osób – zasiadanej kolacji, podczas której odbędzie się wręczenie nagród dla najaktywniejszych i najlepszych liderów i liderek działających w swoich gminach. Podczas kolacji odbędą się także wystąpienia gości, power speeche i występ muzyczny. W załączniku znajdują się zdjęcia z zeszłorocznej gali, która była realizowana na 80 osób i w tym kierunku zamawiający chce iść.
Wydarzenie: Gala Lokalnych Liderek 2026
Liczba uczestników: ok. 250 osób
Termin: 19 listopada 2026, godz. rozpoczęcia ok. 18:00-19:00
Czas trwania: ok. 4-5 godzin
Charakter: gala + kolacja + scena + występ muzyczny
PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Zapytanie ofertowe składa się z dwóch części. Każdy oferent może przygotować ofertę jedną lub obie z nich.
Część 1. Miejsce oraz catering
1.1. Wymagania dotyczące przestrzeni:
- lokalizacja w niedalekiej odległości od Muzeum Polin (do 5 km)
- jedna główna sala dla min. 250 osób przy stołach okrągłych
- układ bankietowy (8–10 osób/stół)
- miejsce na:
- scenę (min. 6×4 m — do potwierdzenia)
- parkiet / przestrzeń przed sceną
- przestrzeń na:
- recepcję / rejestrację
- ściankę do zdjęć (typu branding wall)
- zaplecze dla:
- artystów
- prelegentów (green room)
1.2. Wymagania dot. cateringu
- kolacja zasiadana + szwedzki stół
- menu: przystawki, dania główne (dwie opcje do wyboru w tym wege), słodki stół
- napoje: soft drinks, kawa, herbata bez limitu
- wino białe / czerwone
1.3. Aranżacja stołów
- stoły okrągłe (bankietowe)
- eleganckie nakrycie (czarne / złote / neutralne)
- świeczki / dekoracje (minimalistyczne, premium)
- numeracja stołów
1.4. Inne wymagania
- możliwość wniesienia własnych materiałów brandingowych
- możliwość ustawienia statuetek / ekspozycji
- obsługa kelnerska na poziomie eventowym
- koordynator techniczny na miejscu
- montaż i demontaż techniki tego samego dnia
- dostęp do sali na 5-6 h przed eventem
Część 2. Scena i technika
2.1. Scena
- scena min. 6×4 m (lub dopasowana do sali)
- podest stabilny, czarny
- wejście na scenę (schodki)
2.2. Nagłośnienie
- nagłośnienie dla 250 osób (konferencja + muzyka live)
- mikrofony:
- 2x bezprzewodowe (prowadząca + wręczenia)
- statywy do mikrofonów
- 2–3x dla paneli / gości
- odsłuch sceniczny (dla muzyków)
2.3. Oświetlenie
- oświetlenie sceniczne:
- frontowe (na mówców)
- efektowe (kolor, klimat)
- podświetlenie sali (ciepłe, eleganckie)
- możliwość zmiany światła:
- gala → speech → koncert
2.4. Multimedia
- ekran projekcyjny LED lub projektor (duży, centralny)
- możliwość wyświetlania:
- prezentacji
- logotypów
- nazwisk laureatek
- operator techniczny (na miejscu przez cały event)
2.5. Obsługa występu muzycznego
- nagłośnienie instrumentów
- mikrofony sceniczne
- światło koncertowe
2.6. Inne wymagania
- obsługa techniczna (dźwięk, światło, multimedia) obecna przez cały event
- próba techniczna przed wydarzeniem
- montaż i demontaż w cenie tego samego dnia
TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT
Oferty, zawierające wycenę dla jednej z części zapytania – lub obu – powinny zostać przesłane na adres mailowy oliwia@zwalcznude.pl do 30 kwietnia 2026 roku do godz.16:00. W tytule maila z ofertą prosimy o wpisanie – “Gala Akademii Wsparcia – oferta”.
WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY
Oferty powinny zawierać:
Informacje ogólne:
- pełną wycenę brutto
- zakres świadczonych usług (zgodny z zapytaniem)
- dane kontaktowe oraz osobę odpowiedzialną za realizację
W przypadku CZĘŚCI 1:
- opis obiektu (lokalizacja, standard, dostępność)
- zdjęcia sali / przykładowych realizacji
- propozycję ustawienia sali
- poglądowe menu (z wyszczególnieniem opcji wegetariańskiej)
- informacje o obsłudze kelnerskiej i organizacyjnej
- ewentualne dodatkowe koszty (np. korkowe, serwisowe, techniczne)
W przypadku CZĘŚCI 2:
- szczegółowy opis proponowanego rozwiązania technicznego:
- scena (wymiary, konstrukcja)
- nagłośnienie (system, liczba zestawów)
- oświetlenie (rodzaj, ilość punktów)
- multimedia (typ ekranu / projektora)
- wizualizacja lub zdjęcia z podobnych realizacji
- informacje o zespole technicznym i doświadczeniu
- harmonogram montażu i demontażu
- wskazanie osoby odpowiedzialnej na miejscu
KRYTERIA OCENY OFERT
Oferty będą oceniane na podstawie następujących kryteriów:
-
Cena – 30%
A.1. całkowity koszt realizacji
A.2. przejrzystość wyceny (brak ukrytych kosztów)
-
Jakość i standard proponowanych usług – 30%
B.1. standard i lokalizacja obiektu / sprzętu
B.2. estetyka i dopasowanie do charakteru wydarzenia (gala biznesowa)
B.3. jakość proponowanego menu / rozwiązań technicznych
-
Dopasowanie do koncepcji wydarzenia – 20%
C.1. zrozumienie charakteru wydarzenia (gala + inspiracyjne wystąpienia + część artystyczna)
C.2. elastyczność i możliwość personalizacji
C.3. spójność propozycji (estetyka, klimat, doświadczenie gościa)
-
Doświadczenie wykonawcy – 20%
D.1. realizacja podobnych wydarzeń (gale, konferencje, eventy biznesowe)
D.2. portfolio / rekomendacje
D.3. doświadczenie zespołu
Wydarzenie ma charakter prestiżowej gali z elementami konferencyjnymi i artystycznymi. Zależy nam na wysokiej jakości realizacji, spójnej estetyce oraz profesjonalnej obsłudze uczestników. Mile widziane są propozycje usprawnień lub rozwiązań wykraczających poza zakres zapytania, które mogą podnieść jakość wydarzenia.